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Zapier経由 Google フォームでMicrosoft To-DoとGoogle Tasksに登録

published: , updated: 2020-08-03

画像:Zapier経由 Google フォームでMicrosoft To-DoとGoogle Tasksに登録

ガントチャートでプロジェクト管理するほどでもないけど、設定した(された)タスクを振り返りしたくなるのです。工数管理の世界で生きてきたからですかね?タイムカードと作業工数の誤差が気になる嫌なタイプです。

作業工数の管理までは必要ないのですが、タスクを一覧にできてもいいのかなと考えました。Microsoft To-DoもGoogle Tasks(以下、ToDoとTasksに省略している場合があります)はZapierと連携ができますが、タスクをエクスポートするのでは無くタスクの入力にGoogle フォームを使う作戦です。

タスク一覧データ化の流れ

以下の流れで作成しますが、繰り返し設定などは改めて設定する必要があります。
1.と2.はセットですが、3.と4.はZapierでの設定になります。

  1. Google フォームで登録する
  2. Google スプレッドシートに保存される
  3. Microsoft To-Doにタスク登録される
  4. Google Tasks にタスク登録される

Google フォームで登録する

Googleフォームを作成しますが、入力可能な値をZapierで確認する必要があります。下記のようにToDoが設定項目が多いのでToDoに合わせたフォームを作成します。

Microsoft ToDo

ToDoのStartDateの使いどころがわかりません。()内はGoogle フォームの形式です。
Googleフォームには日付と時刻は別の入力値になります。

Google Tasks

スプレッドシートに保存される

今回はスプレッドシートにタスクを蓄積していくのが目的ですが、この時点で何もすることはありません。

以前はスプレッドシートの「ツール」から「フォームを作成」していましたが、フォームから作成しても「回答」タブのスプレッドシートアイコンからスプレッドシートを作成することができます。同じファイル名で(回答)がつきます。事前に用意してファイル名がややこしくなった経験があるので助かります。

Zapier

スプレッドシートに追加されるデータがトリガーとなり、Zapierがデータを取得します。

画像:Zapier Task Zap

Choose App & Event

Choose Account - 接続するアカウントを指定

Customize Spreadsheet Row

[Zapier] Microsoft To-Doにタスク登録

Choose Action Event - Create Taskです。Listを作成することもできます。

Customize Task

[Zapier] Google Tasks にタスク登録

同じようにGoogleTasksも設定します。Choose Action Event - Create Task

ここでは、スプレッドシートのデータを上記のように設定したくなりますが、上記で設定したデータを値として取得することが可能になります。

画像:Zapier Customize Task Data

Customize Task

まとめ

目的はタスクのリスト化なのでこれで問題ないのですがスッキリしない。リストが固定なのはZapierのフィルターや分岐を使えばできそうですが、繰り返しや反映されない時間などは確認する必要があります。必要か?と言われると説得する自信はありません。

こうなるとBitrix使ったほうが良いかも。